No se puede poner en duda que la llegada del teléfono a todos los sectores de la sociedad, desde el siglo XX hasta hace muy poco, supuso un antes y un después a todos los niveles: económico, social, a nivel de servicios, etc. Este invento fue capaz de acercar los puntos más distantes a tan solo una llamada.
La industria y los negocios se beneficiaron de este logro en una gran medida, las transacciones pasaban de durar dias por correo postal o telégrafo, a durar solo unos minutos. Las empresas y negocios florecieron bajo este invento de forma excepcional. Ahora en el siglo XXI, las empresas crecen y se benefician de una nueva forma de comunicación: telefonía por Voz IP.
¿Qué es la telefonía por Voz IP?
Para entender por qué es mucho más recomendable para la empresa este tipo de comunicación y por qué este sistema es el que remplazará al tradicional, basta con conocer su funcionamiento. Las siglas VoIP significan Voice Over Internet Protocol, que traducido al español sería «voz sobre un protocolo de internet».
Una definición más simplificada sería la transformación de la voz convencional en paquetes de datos. Como podemos comprobar, el sistema de telefonía convencional queda fuera de juego por completo. Ya no hay necesidad de instalaciones telefónicas, centralitas, ni tarifas de servicios. Solo se necesitará una buena red de datos y, cuanto mayor sea la velocidad, mejor será la calidad de la comunicación.
¿Cómo funciona exactamente este tipo de comunicación?
Por la propia deficinión se deduce que no es un equipo en sí de lo que estamos hablando, sino un sistema de comunicación completo, con una forma concreta de funcionar muy diferente a lo que es la telefonía convencional. A continuación, detallamos en este esquema el funcionamiento de una comunicación por Voz IP:
1. Se descuelga el interfono y de forma automatizada se envia una señal al conversor analógico/digital que se llama ATA.
2. El conversor ATA envía una señal que se reconoce como tono de llamada. Esta señal indica que la conexión puede ser establecida.
3. Al realizar la marcación del número de teléfono, ATA realiza la conversión digital y la información es enviada al proveedor de servicios Voz IP.
4. El provedor contrasta la información y localiza la correspondiente dirección IP. Seguidamente contacta con el otro conversor ATA, que hace efectiva la llamada.
5. Mientras dura la llamada se está realizando un intercambio de paquetes de datos. Al concluir la llamada finaliza dicho intercambio.
La clave del éxito de la telefonía por voz IP
Para que la comunicación por Voz IP pudiera implantarse, midiéndose con un competidor que llevaba más de un siglo utilizándose, este novedoso sistema tuvo que hacerse sitio, y lo hizo gracias a sus numerosas ventajas. Entre todas esas ventajas destacó una por encima y fue mayormente responsable de su éxito: la reducción de costes. La globalización ha traido consigo las ventajas y las desventajas de un mundo comercial y productivo totalmente conectado.
La competencia es ahora uno de los enemigos más dificiles de combatir para cualquier negocio o empresa. La gestion de cada aspecto de la empresa es muy importante cuando tenemos como objetivo llegar a ser más competitivos que el resto. La reducción de costes en la producción y mantenimiento, así como en la gestión de la actividad, es uno de los puntos negros de muchas empresas. La telefonía por VoIP ha permitido reducir mucho de esos costes en la comunicación externa e interna de la empresa.
¿Por qué es más barata la comunicación VoIP?
Para realizar una instalación de este tipo de comunicación no se necesita una infrastructura potente y costosa, como en le caso de la telefonía tradicional. Generalmente, las empresas disponen de infrastructura informática que es utilizada para instalar la comunicación por VoIP.
Si bien es necesario en ocasiones una centralita que trabaje con paquetes de datos, también en ocasiones la telefonía tradicional requiere este tipo de equipos. Como no necesita instalación, ni mantenimiento costosos, la empresa consigue ahorrar en costes de comunicación. Incluso en una de las variedades de este tipo de comunicación podemos utilizar los tipos de dispositivos que se emplearían en la telefonía tradicional.
Tipos de comunicación por VoIP
Este tipo de comunicación se materializa de tres formas dierentes, según los soportes físicos que utilicemos para establecerla. En primer lugar, se puede llevar a cabo con los teléfonos tradicionales. Esto lo conseguimos gracias a los condensadores ATA, que transforman los datos de analógicos a digitales. No requiere muchos costes ni demasiadas gestiones.
La segunda forma es disponer de teléfonos y centralitas IP (hardphones). Esta variedad necesita un poco más de inversión, pero los equipos no hacen uso de conexiones especiales y la calidad de las llamadas aumenta de forma considerable. Por último, existe la posibilidad de establecer las comunicaciones de ordenador a ordenador de forma directa, sin necesidad de teléfonos de ningún tipo.
Motivos por los que instalar un sistema de comunicación de VoIP
La comunicación digital conlleva muchas vantajas y beneficios para las empresas. Algunos de ellos son:
1. Reducción de tiempo invertido. Las llamadas se pueden realizar desde el mismo ordenador qeu se utilice para trabajar. De esta forma se puede acceder rápidamente a la agenda de contactos del correo o a los contactos del navegador. Se ahorra tiempo en cada gestión y se agiliza considerablemente el trabajo.
2. Ahorro en costes. Este sistema permite ahorrar hasta un 90 % sobre la factura de teléfono.
3. Comunicaciones directas y eficaces. Las centralitas de voz IP permiten centralizar y desviar llamadas de forma manual, pasando por un teleoperador o de forma automática, a través de extensiones y marcaciones directas.
4. Posibilidad de movilidad de los trabajadores. Las extensiones permiten ser instaladas en cualquier parte, mientras haya conexión de datos. Se pueden ampliar puestos de oficina a otras instalaciones o incluso los trabajadores pueden instalar la extensión en su casa.
5. Posibilidad de uso de smartphones. Desde la centralita se pueden desviar de forma automática las llamadas a los smartphones elegidos.
6. Fácilmente instalable y con la posibilidad de adaptar los equipos ya existentes.
7. Este tipo de comunicación soporta la grabación de llamadas, la multiconferencia y la útlima novedad: la recepción de fax con formato PDF. Este último aspecto preserva más el contenido de los archivos de ojos que no deban acceder a esta información.
8. Soporte inmediato ante averías. El servicio técnico puede solucionar las averías o problemas que surjan sin necesidad de desplazarse hasta el sitio, por lo que la atención ante cualquier contratiempo puede ser inmediata.
