En cualquier empresa la comunicación con los socios y clientes es fundamental. Y un recurso con resultados especialmente buenos ha sido la grabación de llamadas de teléfono. Como veremos a continuación, es un sistema que pueden emplear infinidad de marcas y que proporciona una gran cantidad de ventajas.
Qué hace un grabador de llamadas
Como su propio nombre indica, se limita a grabar aquellas llamadas que recibe. Por ejemplo, imaginemos que un cliente llama al servicio de atención al cliente de una empresa y tiene un problema con la persona que le atiende. Dirimir de quién ha sido la culpa es difícil, ya que es la palabra de uno contra la del otro. En cambio, si se graba la llamada (siempre dentro del marco de la legalidad, es decir, avisando al propio cliente y al empleado) la conversación fluirá de una forma más amable. Y, en caso de haber problemas, se podría determinar quién ha sido el causante con relativa facilidad. Por tanto, se trata sencillamente de un registro automático de las conversaciones telefónicas que se dan en la empresa.
Cuándo conviene utilizar uno
Como veremos un poco más adelante, se trata de algo que posee una gran utilidad en diversos contextos. Pero, en general, se puede considerar que tiene utilidad y que es recomendable en empresas o profesionales con un cierto volumen de llamadas relacionadas con el trabajo. Ya sea para pedidos, para quejas o para reuniones con socios. Es decir: cuando parte de la producción de la empresa se involucra en las propias conversaciones, resulta útil registrarlas.
Ventajas de grabar las llamadas de los clientes
Volvamos al ejemplo anterior, en el que un cliente llama a un servicio de atención, ya sea para poner una queja, formular una pregunta o comprar un producto, lo mismo da. Contar con un sistema de llamadas tendría una serie evidente de beneficios. Para empezar, se consigue ofrecer un servicio de mayor calidad a los clientes. Se podrían revisar las llamadas, comprobar cómo funcionan, qué aspectos tienen un buen feedback y cuáles no. Y, a partir de ahí, corregir la actuación. Por otro lado, como ya dijimos, las confusiones o discusiones se pueden resolver con facilidad. De la misma manera, los trabajadores asimilan mucho mejor el tipo de vocabulario y de tonos que pueden y que deben emplear. Finalmente, si se producen ventas telefónicas, al quedar estas registradas la propia venta se blinda, de modo que no pueda haber sospecha sobre su legalidad. Y, de forma inversa, también se pueden evitar los fraudes.
Ventajas de cara a los socios
Otro supuesto: pensemos en una empresa que tienen reuniones con socios de manera regular, con gastos evidentes en el transporte y en el tiempo de todos ellos. Una alternativa es hacerlo a través del teléfono. Y, al optar por esta vía, nada mejor que registrar todos los puntos importantes de la reunión. Tanto por precaución como por pura memoria. Una especie de acta de la reunión automática.
¿Quién puede utilizar un grabador de llamadas?
Otro punto clave está en entender que se trata de un recurso muy empleado en diferentes sectores. No solo las empresas de telefonía o aquellas con atención al cliente o con call center las pueden utilizar. Los trabajadores freelance se pueden beneficiar también de este servicio. Retomemos, por ejemplo, el caso anterior en el caso de un trabajador autónomo: este puede hablar con sus clientes y socios y grabar la conversación para que se registre perfectamente cuál es el trabajo que tiene que realizar. Consiguiendo así un memorándum especialmente útil de sus conversaciones.
En conclusión, una empresa se puede beneficiar de un grabador de llamadas de múltiples maneras. En Pippol llevamos más de 10 años viendo cómo nuestros servicios mejoran la calidad y el funcionamiento de las marcas.