Los sistemas de almacenamiento de información siempre han sido un desafío para las empresas. Mantener todos los datos de una compañía en un respaldo físico puede parecer la solución más sencilla, pero los años han demostrado que no es la más segura.
Esto se debe a que los respaldos físicos están siempre sujetos a fallos en los dispositivos utilizados para tal fin, incluso son vulnerables a robos o extravíos. Esto, a una empresa en crecimiento podría ocasionarle daños irreparables ya que dentro de estos datos suele estar incluida información referente a los estados de cuentas, clientes, productos y finanzas de una compañía.
En vista de la vulnerabilidad de los respaldos físicos, Internet ha pasado a jugar su papel en los sistemas de respaldos de información, dando origen al almacenamiento remoto o back up online.
¿Qué es el back up online?
El back up online es un sistema de almacenamiento de información, a través del cual el usuario puede transferir los datos que desee desde su ordenador hasta la nube con una conexión a internet. Así, el cliente estaría creando lo que se conoce como copia de seguridad de toda la información que considere relevante, manteniéndola almacenada de forma remota y libre de fallos en ordenadores y demás dispositivos físicos.
¿Cuáles son las diferencias entre el back up online y el almacenamiento físico?
Básicamente, el respaldo físico está sujeto al funcionamiento de un dispositivo de almacenamiento (USB, discos duros internos y externos, entre otros) cuyas capacidades son limitadas, y que, además, por naturaleza, son vulnerables a robos, extravíos y fallos de origen interno o externo. Sin embargo, el almacenamiento remoto, o back up online, está soportado por una base de datos virtual contenida en la nube, por lo que su funcionamiento no está sujeto a ningún tipo de fallo de dispositivos.
¿Cómo funciona el back up online?
Una vez que una empresa ha decidido conservar su información en un respaldo remoto, todo lo que tiene que hacer es instalar en su ordenador un software determinado, desde el cual deberá seleccionar todos los archivos (documentos, imágenes, audios, software, entre otros) que desee almacenar. Una vez hecho esto, el programa se encargará de encriptar y comprimir la información, para luego almacenarla en el servidor, en el espacio correspondiente a la licencia obtenida.
Ventajas de las copias de seguridad remotas
Estas copias de seguridad no requieren la intervención directa del usuario, por lo que ahorrará tiempo en tareas como etiquetado y clasificación de la información almacenada. Por otra parte, al no encontrarse ubicada en un lugar físico, la información se encuentra protegida de robos o atentados. Asimismo, con este sistema, los datos se encuentran resguardados de virus y fallos en dispositivos físicos, mientras que, al mismo tiempo, el usuario cuenta con un espacio de almacenamiento cuya capacidad es mayor que la de un dispositivo físico.
Seguridad del back up online
Una de las principales características y ventajas de este sistema de almacenamiento es la seguridad. Gracias a que la información respaldada es transferida a través del método de encriptado, todos los datos almacenados están fuera del alcance de virus y demás atentados maliciosos. Así, el usuario puede tener la plena seguridad de que su información está asegurada y no será visible para nadie más que él.
Servicios de almacenamiento remoto
Actualmente existen empresas que ofrecen el servicio de almacenamiento remoto. Estos proveedores trabajan a través de servidores que permiten a los usuarios acceder de manera remota a su espacio de almacenamiento para subir, guardar y descargar los datos que deseen cada vez que lo consideren pertinente. Por lo general, estos servicios son contratados por empresas o sujetos particulares que manejan grandes cantidades de información, y que, de acuerdo a su importancia, desean mantener sus datos en un espacio seguro ante posibles ataques.
Características del back up online
En primer lugar, este tipo de almacenamiento se caracteriza por ser seguro, gracias a que conserva la información resguardada de posibles amenazas (virus, errores en el sistema, robos, atentados). En segundo lugar, los back up online se caracterizan por ser automatizados, de manera que el usuario no debe ordenar la información, sino que se limita a seleccionarla, pues el software se encarga por sí mismo de realizar todo el proceso de encriptar y comprimir los archivos. Por otra parte, estos sistemas suelen ser multiplataforma, compatibles con casi cualquier sistema operativo (Windows, Linux, iOs, entre otros) lo que facilita su accesibilidad.
¿Cuándo necesita una empresa un sistema de almacenamiento remoto?
Actualmente todas las empresas, incluyendo autónomos y micropymes, deben asegurar eficientemente su información, no solo por el bien de la compañía, sino también por la seguridad de sus clientes. La información es cada vez más valiosa y en las bases de datos de las empresas se encuentran datos importantes en relación con estados financieros e información confidencial. Por lo tanto, siempre que una empresa maneje grandes cantidades de información, es recomendable el uso del back up online.
Almacenamiento ampliable
Uno de los rasgos que hacen más atractivo el almacenamiento remoto, es que su espacio es totalmente ampliable y adaptable a las necesidades del usuario. En este sentido, una empresa puede contratar en principio una licencia para almacenar cierto número de datos, pero si, con el tiempo, este espacio llega a ser insuficiente, fácilmente el usuario puede contratar una ampliación de su almacenamiento hasta el punto que considere conveniente. Esto puede ser realizado todas las veces que sea necesario, de manera que el espacio disponible puede ampliarse siempre, en función de los requerimientos específicos de una empresa.
Acceso en línea
Una vez que la información es almacenada de manera remota, el cliente puede acceder a ella desde cualquier parte del mundo con tan solo acceder a su cuenta e ingresando en el servidor. Esto constituye una de las mayores ventajas de este sistema, puesto que las limitaciones de los dispositivos físicos dificultan en gran medida el acceso a los datos, ya que el usuario debe estar en contacto directo con la unidad de almacenamiento, cosa que no todo el tiempo es posible. En cambio, con el back up online la información está siempre a la mano, incluso desde dispositivos móviles, lo que facilita la gestión para aquellas personas que se encuentran constantemente trasladándose de un lugar a otro.
Cifrado de datos
El cifrado de datos es quizás la herramienta más útil del back up online, debido a que a través de esto se genera el nivel de seguridad que caracteriza a este almacenamiento. Los datos son cifrados en dos fases, en principio, mientras son transferidos desde el ordenador hasta la nube y, en segundo lugar, ocurre también mientras los datos se almacenan en el servidor.
Cero mantenimientos
Con el back up online el usuario se libera de las continuas tareas de mantenimiento que el almacenamiento físico requiere, de manera que no deberá invertir tiempo y dinero en el reemplazo de cintas, discos duros, etc. Del mismo modo, tampoco deberá preocuparse por limpiezas e inspecciones periódicas contra virus y demás amenazas.
Accesibilidad y fácil manejo
Estos sistemas de almacenamiento cuentan con una interfaz amigable. Esto facilita en gran medida la gestión por parte del usuario, de manera que no necesitará contar con conocimientos avanzados en informática y programación, sino que podrá almacenar y acceder a su información cuando así lo requiera sin necesidad de realizar complicados procesos.
Recuperación de datos
Una vez que se haga necesaria una copia de seguridad de su información, el usuario podrá solicitar en línea que le sean suministrados los datos que haya subido con anterioridad. Por otro lado, otra posibilidad de recuperación es solicitar que la información sea descargada en un dispositivo físico, como un CD y le sea enviada hasta su oficina o domicilio.
Seguridad ante desastres
Uno de los riesgos más grandes para los sistemas de almacenamiento físico, son los desastres. Cuando, por razones de fuerza mayor, se ve vulnerado el dispositivo que contenía la información, los datos pueden perderse para siempre. Esto es común en casos de terremotos, incendios e inundaciones. En este sentido, el back up online permite recuperar la información integra de manera rápida y segura, desde cualquier lugar con solo tener un ordenador y acceso a internet. Así, se reducen considerablemente los posibles escenarios en los que la empresa podría quedar inoperativa, ya que se ofrece tanto a clientes como proveedores la seguridad de que sus transacciones serán resguardadas.
Tecnología antiduplicación
Estos sistemas son capaces de identificar la información repetida, de manera que si un fichero se encuentra repetido no será almacenado más de una vez. Así, se garantiza el uso adecuado del espacio y un proceso de respaldo mucho más rápido. De igual forma, si la empresa realiza copias de seguridad periódicas, el software sólo respalda los ficheros que han sufrido modificaciones.
Este tipo de almacenamiento está cambiando la forma en que las empresas de todo el mundo respaldan su información, dejando atrás métodos tradicionales de archivo como documentos físicos e incluso dispositivos como USB y discos duros. Sin lugar a dudas esto está logrando la optimización de tareas de pequeñas y medianas empresas, lo que en un mercado como el actual, se traduce en simplificación de procesos y aumento de las ganancias.
