La telefonía IP está ganando terreno a las centralitas habituales, principalmente, por motivos de ahorro de costes, movilidad de las personas y las demás ventajas de las que gozan sus usuarios.
Y es que la telefonía VoIP ha llegado como una revolución a las comunicaciones de las empresas más tradicionales y lo ha hecho para quedarse. Antes, para poder gestionar varias líneas telefónicas de manera simultánea, las empresas debían hacer una inversión muy elevada, tanto económica como de infraestructuras. Además, los empleados estaban anclados en su mesa de trabajo, si necesitaban recibir o enviar llamadas. La telefonía por Voz IP permite mayor libertad a los trabajadores y, aparte, no supone una inversión fija elevada ni son necesarias obras en los locales de la compañía.
Ya son muchas las empresas que apuestan por la telefonía VoIP. La consultora Infonetics Research ha realizado un estudio, en el que se concluyen cifras muy aclaratorias sobre el futuro de las comunicaciones en las empresas: en 2014, los servicios de VoIP alcanzaron unos ingresos de 70.000 millones de dólares, un 3 % más que el año anterior, 2013. Así las cosas, desde la consultora, prevén que, en 2019, las compañías que ofrecen servicios de telefonía VoIP llegarán a facturar unos 82.500 millones de euros.
¿En qué consiste VoIP?
La telefonía VoIP es una tecnología que permite realizar llamadas utilizando Internet en vez de las líneas telefónicas tradicionales. Es decir, convierte las comunicaciones de voz, las llamadas telefónicas, en una señal digital que viaja por Internet.
Así, en vez de usar cables, como hace la telefonía tradicional, las llamadas VoIP convierten la voz en archivos digitales que llegan al receptor a través de su conexión a Internet.
Solo los teléfonos de la empresa, los fijos, deben estar conectados a Internet. Sin embargo, el receptor de las llamadas no podrá saber que la conexión se ha realizado por este medio.
Las centralitas en la nube o centralitas cloud
Al igual que las empresas que cuentan con servicios de telefonía tradicional precisan de una centralita analógica para poder gestionar las llamadas, si se cuenta con el servicio de Voz IP también será necesario contratar una centralita virtual o centralita cloud.
Ya que la telefonía IP está basada en protocolos de Internet, las centralitas también están en red, lo que les permite ser mucho más potentes que las habituales y a un coste mucho más reducido. Además, también se cuenta con la ventaja de que, si la centralita se queda obsoleta en un par de años, se reciben actualizaciones de manera constante por parte de la compañía que ofrece los servicios de Voz IP.
¿Por qué incorporar la telefonía VoIP a una empresa?
Son muchas las ventajas de la telefonía por IP frente a la telefonía tradicional. Entre ellas, se puede destacar al considerable ahorro de costes en las facturas de las comunicaciones de las empresas.
1- Integración con el sistema informático
Hoy en día, es rara la compañía que no cuente con un ordenador y una conexión a Internet. Esto es mucho más amplio, si se habla de empresas que cuentan con varias líneas.
Las posibilidades de la telefonía unida al sistema informático de la empresa son casi ilimitadas. Se pueden hacer llamadas desde el propio navegador, a través del programa de contactos interno o de alguna aplicación de gestión que se esté utilizando.
Todo ello permite ahorrar tiempo y evitar que los empleados se equivoquen al marcar un número.
También es provechoso cuando se reciben llamadas, ya que con los servicios VoIP se abrirá una ficha inmediata con los datos del cliente o proveedor que está efectuando la llamada.
2- Ahorro de coste
Seguramente, sea la ventaja de las llamadas VoIP que más llama la atención de los gestores de las empresas.
Como se utiliza una conexión a través de Internet, se ahorran los costes de la telefonía tradicional, que suelen ser elevados. Las compañías que ahora ofrecen este servicio, como Pippol, ofrecen tarifas mucho más reducidas que las tradicionales. Incluso, se podría hablar de ahorros de hasta el 90 %.
3- Mejor localización de personas
Las centralitas cloud permiten saber si una persona está en su puesto de trabajo o a través de su smartphone. Esto es una gran ventaja para aquellas empresas que cuentan con varias delegaciones o en las que parte de su plantilla se acoge a la modalidad de teletrabajo.
4- Facilita el teletrabajo
Esta es otra de las grandes ventajas de las llamadas por Voz IP. En los tiempos que corren, cada vez más empleados y empresas apuestan fuerte por el teletrabajo como una manera de conciliar la vida laboral y familiar.
Los empleados que trabajan desde su casa solo necesitan una conexión a Internet para poder comunicarse con la centralita de la empresa. Para el sistema solo contaría como una extensión más, de igual manera que si el empleado estuviera en las dependencias de la compañía.
5- Los smartphones, integrados
Con los contratos de Voz IP, los smartphones también pueden enviar o recibir llamadas a través de Internet. Es aconsejable que estén conectados a una red wifi o, de lo contrario, consumirán datos de la tarifa. Esta es una gran ventaja por dos motivos: se ahorra la tarifa de voz del teléfono y, además, no es necesario dar el teléfono móvil particular a los clientes.
6- Elegir el equipo que más convenga.
Las compañías telefónicas tradicionales instalan equipos, según la tarifa que se pague o las necesidades de las empresas. Con las llamadas de Voz IP se pueden utilizar los equipos que se deseen, sin obligación de trabajar con una marca concreta.
7- Elegir el operador que más convenga en cada momento
Como las llamadas de Voz IP no necesitan una instalación concreta, se puede ir cambiando de compañía, según las ofertas que lleguen (siempre y cuando el contrato no incluya permanencia).
8-Fácil instalación
Las centralitas de Voz IP, a diferencia de las tradicionales, no necesitan cables. Solo requieren un servidor. Por eso, es sencillo integrarlas en la red informática de la empresa.
Por otra parte, no es necesario hacer costosas obras en las instalaciones de la empresa, puesto que las llamadas irán a través del wifi.
Ahorro de cables, trabajos de albañilería y tiempo en la instalación.
9- Grabación de llamadas
Todas las operadoras de Voz IP permiten la grabación de las llamadas. Así, se puede analizar la atención al cliente o dejar constancia de una operación concreta con un proveedor o cliente.
Eso sí, es necesario por ley avisar al interlocutor cuando la llamada va a ser grabada.
10- Operadora virtual
Las compañías que ofertan llamadas de Voz IP suelen contar con un servicio de operadora virtual. Se trata de una grabación que desvía las llamadas al departamento correspondiente.
Esto permite la atención de varias llamadas a la vez, mientras que solo las llamadas que lo requieran contarán con una operadora humana.
11- Multiconferencia
Con los servicios de Voz IP ya es posible que varias personas estén en una misma conversación, sin necesidad de que se encuentren físicamente en el mismo sitio.
12- Enrutamiento de las llamadas
Los servicios de VoIP permiten el enrutamiento de las llamadas como se desee: si se desvían de unos teléfonos a otros, en caso de que el receptor no conteste (o según la hora del día que sea) o tenga su línea ocupada. También permite ofrecer servicios de atención al cliente de 24 horas al día, en función de qué delegación esté abierta en ese momento.
13- Mejor atención al cliente
Gracias a este tipo de servicios y sus características, los clientes no tendrán que esperar varios minutos al teléfono antes de ser atendidos. Incluso, pueden configurarse para que, en caso de que la persona a la que se llame no conteste, pasados unos segundos, salte un mensaje avisando de que, si lo desea, puede colgar y, en cuanto esté disponible, se le devolverá la llamada.
El propio sistema devolvería la llamada en cuanto la persona a la que iba dirigida estuviera disponible.
Aparte, gracias a las estadísticas y los informes que generan las centralitas de Voz IP, se puede analizar el tiempo de espera de los clientes. De esta manera, se considera la necesidad de contratar a más personas en el departamento de Atención al Cliente.
14- Faxes y mensajes de voz en el correo electrónico
Los empleados de la empresa reciben los faxes a su nombre o mensajes de voz que quedan registrados en el sistema en su cuenta de correo electrónico. De este modo, es mucho más fácil que sean respondidos a la menor brevedad.
15- Fácil de ampliarla y no queda obsoleta
Si se necesitan más líneas, simplemente, hay que avisar a la compañía para que las faciliten. Además, no queda obsoleta y no es necesario que un técnico se desplace a las oficinas de la empresa en caso de averías.
Sin una inversión inicial y ahorrando desde el primer mes: ¿qué empresa no apostaría por las llamadas de Voz IP?
