La personalización en el servicio se convierte en fundamental a la hora de ofrecer el mayor ahorro a sus usuarios. Y es que cada empresa tiene unas características propias y unas necesidades concretas: mayor número de llamadas internacionales, disponer de varias líneas… Los sistemas de voz IP permiten esa personalización adecuada para no perder dinero.
¿No sabes aún de qué estamos hablando? No te preocupes, vamos a explicar qué son y cómo puedes ahorrar en la factura de telefonía de tu empresa.
Llamadas voz sobre IP
Estamos acostumbrados a la tecnología analógica, que es la que ofrecen las compañías tradicionales, en las que la voz viaja a través de circuitos telefónicos. Las llamadas de voz sobre protocolo de Internet (voz IP) son unos recursos que permiten que la voz viaje a través de la red.
La tecnología telefónica tradicional ha quedado obsoleta en los últimos tiempos. Cuenta con poca flexibilidad y complica las comunicaciones entre diferentes sedes de la empresa o con clientes y proveedores.
Hablar a través de Internet abre un nuevo horizonte que, antes de la llegada de la red, no podría ni imaginarse: facilita las comunicaciones y los usuarios pueden hablar a través de diferentes dispositivos, sin estar unidos a la red telefónica.
Para entender el funcionamiento de las llamadas de voz sobre IP, hay que conocer, primero, a los actores que intervienen:
- El usuario, quien se conecta para establecer las llamadas de voz. Debe contar con una salida de audio y un micrófono para poder disponer de este servicio.
- Los servidores, que se encargan de manejar la base de datos.
- Las puertas de enlace (gateways), el puente de comunicación entre los usuarios.
Por tanto, para contratar un servicio de llamadas por Internet, solo tendríamos que ponernos en contacto con la compañía y contar con un móvil, una tablet o un ordenador con conexión a Internet.
Los beneficios de utilizar las llamadas de voz sobre IP en las empresas
- Los costes. Al contratar los servicios de voz por IP, evitamos los altos costes de las compañías de telefonía, muy a tener en cuenta si contamos con proveedores o clientes en el extranjero.
- Movilidad. Ya antes hemos comentado que las llamadas de voz por IP permiten una mayor movilidad de los centros de trabajo. Y es que ya no es necesario estar pegado a un teléfono: un usuario puede responder llamadas desde un ordenador o una tablet.
- No se colapsan las líneas. ¿A quién no le ha pasado que necesita hacer una llamada urgente y se encuentra con las líneas colapsadas? Con las llamadas de voz por IP esto es casi imposible, ya que te conectas a redes de datos.
- Se unifican las comunicaciones. Hoy en día, las nuevas formas de comunicación están aparcando las llamadas de teléfono. Gracias a las llamadas de voz por IP tienes centradas en un mismo sitio todas las comunicaciones: llamadas, chats, mensajes de texto, correos electrónicos…
Las centralitas virtuales
Este tipo de centralitas, también conocidas como centralitas cloud por su naturaleza (como veremos más adelante), son, ni más ni menos que un servicio que ofrecen las compañías que facilitan las llamadas de voz IP a las empresas, el cual consiste en tener una recepción telefónica virtual.
Los clientes que contraten este servicio contarán con varios puestos telefónicos o extensiones, que pueden ser fijos o móviles, según las necesidades particulares de cada uno. La gran ventaja de este tipo de centralitas es que no necesitas que los empleados estén conectados a una misma línea telefónica: pueden estar realizando su trabajo desde casa u otro lugar y atender a llamadas de clientes o proveedores.
Su funcionamiento es muy sencillo. Las llamadas entran en la sede principal de la empresa y son trasladadas al software de voz IP del que dispone el empleado. Basta con marcar la extensión de dicho empleado y podrá atender la llamada de manera directa: la persona que está al otro lado de la línea no se dará cuenta de que quien le está atendiendo no está en la sede central de la empresa.
Otra de las facilidades que ofrecen las centralitas virtuales es que puedes tener tantas extensiones como desees: no es necesario desarrollar una infraestructura compleja y los empleados pueden disponer de ellas con solo una conexión a Internet.
Las ventajas para las empresas del uso de centralitas virtuales
Si quieres ahorrar en la factura del teléfono de tu empresa, olvídate de las centralitas tradicionales y apuesta por las virtuales:
- No es necesario comprar una centralita física, que supone un desembolso de varios cientos de euros (en el mejor de los casos). También hay que tener en cuenta que ese tipo de aparatos enseguida se queda obsoleto y es necesario renovarlos cada cierto tiempo. Con una centralita IP solo desembolsarás el importe de la contratación y será actualizada de manera periódica por la empresa a la que contrates los servicios.
- Las centralitas virtuales requieren menos mantenimiento que las físicas. Si tienes una centralita de las tradicionales en tu empresa, sabrás que requiere un mantenimiento constante (que normalmente supone un coste periódico por parte de la empresa proveedora de servicios de telefonía): si el sistema falla, hasta que llegue el técnico, te quedas sin poder hacer o recibir llamadas. En el caso de las centralitas virtuales, el mantenimiento se realiza en el lugar donde se encuentran y es más complicado que fallen. No tendrás que esperar a que el técnico se presente en tu oficina. Todo esto las hace más sencillas, productivas y eficientes.
- La ubicación es libre. Olvídate de cables por tu empresa; rozas, para que quede más estético; o agujeros en las paredes. Puedes colocar extensiones donde desees: en la sede de tu empresa, los domicilios o distintos centros de trabajo de los empleados o, incluso, otro país, si tienes trabajadores en el extranjero.
- Escoge libremente el tipo de extensión. Ya no hace falta convertir los teléfonos tradicionales (los fijos) en extensiones. Ahora existe libertad y puedes crear las extensiones que precises a través de un dispositivo móvil o la dirección IP de un ordenador, por ejemplo.
Llamadas voz IP y centralitas virtuales: ¿aún no te has convencido?
Además de las ventajas que hemos comentado, las empresas pueden obtener otras utilizando estos sistemas de telefonía:
- Las empresas son más productivas. Como hemos visto, cambiar de la telefonía tradicional a la virtual supone una reducción considerable de gastos (se reduce la factura de la telefonía tradicional y no hay sobrecostes a la hora de hablar con personas en otros países), pero también implica aumentar las ventas (permiten recibir llamadas a golpe de clic, lo que supone un incremento del número de clientes potenciales) y tienes a tu disposición el control total de la telefonía: las empresas que ofrecen estos servicios te darán acceso a un panel de control web, fácil de usar y donde podrás dar de alta nuevas extensiones, crear grupos para el desvío de llamadas y tomar el control de los costes en tiempo real.
- Mejora la comunicación con los clientes. Los empleados podrán estar en contacto con los clientes en todo momento y no solo durante el horario de la oficina. Esto supone que podrán negociar en todo momento y dar asistencia técnica y soporte desde su casa (esto también facilita el teletrabajo y la conciliación de la vida laboral y familiar).
¿Qué servicios me ofrecen las compañías de telefonía voz IP?
Por lo general, estas empresas ofrecen servicios variados, paquetizados. Debes tener en cuenta las necesidades particulares de tu empresa antes de decidirte por un servicio u otro. Entre los servicios que todas ofrecen, destacan:
- La integración de los teléfonos fijos y móviles de la empresa.
- Centralita única para todas las delegaciones de la empresa (no hace falta contratar o comprar una para cada una de las ubicaciones, como sucede con la telefonía tradicional).
- Videoconferencias, que, además, son muy fáciles de gestionar, sin problemas ni cables innecesarios.
- Reenvío y desvío de llamadas. ¿Un empleado no está disponible? La llamada salta al siguiente en la lista.
- La posibilidad de que cualquier empleado reciba llamadas, esté donde esté.
- Tarifas realmente interesantes (y planas, en muchos casos, para no tener sorpresas a final de mes).
¿Cómo contratar?
El mercado de las llamadas de voz IP aún está en desarrollo. De hecho, en España hay pocas compañías que ofrezcan el servicio. Lo mejor es ponerse en contacto con tu empresa de confianza, que te ayudará a elegir la solución adecuada.
