Se puede ahorrar sin perder minutos? Sí, transformando la centralita física en una de voz IP. Las centralitas virtuales o centralitas cloudofrecen las mismas garantías que las centralitas más tradicionales, pero ahorran costes, ya que la tarificación no será la habitual, a través de las líneas que se tengan contratadas, sino que las llamadas se realizarán a través de Internet.
¿Qué es una centralita virtual?
Las centralitas cloud o de llamadas de voz IP son sistemas de telefonía a través de Internet (IP). Permiten contratar varios puestos telefónicos y extensiones (al igual que las centralitas físicas tradicionales).
Estas centralitas virtuales son altamente recomendadas para todo tipo de empresas, ya que al tarificar a través de Internet se reducen al máximo los costes de la telefonía, pero se revelan como imprescindibles para aquellas empresas que cuentan con empleados en varias sedes o, incluso, las que favorecen el teletrabajo: por lo general, las llamadas entre los distintos empleados de las empresas suelen tener un alto coste para ellas y con este método se reduce significativamente.
Permiten que los clientes y proveedores llamen a la empresa y puedan hablar con el empleado que va a atender sus necesidades, ya que cuentan con extensiones. Da igual que el empleado esté en la misma sede u otra distinta. Incluso, que se encuentre en su casa. También suponen un gran ahorro de costes cuando los empleados deben realizar llamadas para poder realizar con garantías su trabajo habitual.
Además del ahorro de costes que suponen, las centralitas virtuales o de voz IP cuentan con otra ventaja respecto a las tradicionales, la relativa a que es posible disponer de tantas extensiones como se desee, mientras se gestionan de manera fácil y al minuto desde la herramienta de gestión.
¿Cuáles son las principales ventajas de una centralita cloud?
Las centralitas virtuales o de voz IP cuentan con muchas ventajas respecto a las físicas y más tradicionales.
- No tener que adquirir una centralita física. Quien haya tenido que comprar una centralita física sabe el coste que supone. Muchos de los aparatos más utilizados suponen un desembolso de varios cientos de euros, teniendo en cuenta que pronto aparecerán nuevos en el mercado, con mejores funciones y mayor rendimiento. Si se trabaja con una centralita IP, no es necesario renovar los equipos cada cierto tiempo: solo habría que actualizarla (en la mayoría de las ocasiones, de esto se encarga el proveedor de servicios).
- Adiós al mantenimiento. Las centralitas virtuales no necesitan más mantenimiento que estar conectadas a la red. Puede ser que sufran ciberataques, sí, pero de prevenirlos y solucionarlos se encarga la empresa que proporciona los servicios: será un corto espacio de tiempo en el que la empresa esté sin comunicaciones telefónicas. Mientras, por su parte, las centralitas físicas tradicionales precisan de un mantenimiento permanente, costoso en la mayoría de las ocasiones y que precisa que un técnico se desplace a la sede de la empresa, con la pérdida de tiempo y llamadas que todo esto supone.
- No es necesario hacer obras en la sede de la empresa. Las centralitas tradicionales dependen de un complejo sistema de cableado para funcionar, lo que supone realizar obras en las sedes de las empresas para que los cables no queden a la vista. Además, hay que pasarlos de despacho a despacho, a través del mobiliario, de los tabiques… Las centralitas cloud, por su parte, no dependen de ningún tipo de instalación: las extensiones pueden ubicarse en cualquier lugar, sin necesidad de albañiles o electricistas. Incluso, pueden situarse fuera de la sede de la empresa y -lo que es más espectacular- en otra ciudad, otra provincia, otro país u otro continente. Algo extremadamente importante para las empresas que cuentan con sedes repartidas por todo el mundo.
- Móviles. Las extensiones de la empresa no están condenadas a estar atadas a teléfonos fijos. Un dispositivo móvil (teléfono, tablet o, incluso, un ordenador) pueden convertirse en extensiones, lo que permite mayor movilidad para los empleados.
- La administración es mucho más sencilla. Además, los gestores pueden conocer en todo momento el gasto realizado en un espacio de tiempo, los minutos que se han conversado, los números de teléfono a los que se ha llamado, etc. Esto es una gran ventaja para el departamento de administración de las empresas, puesto que puede conocer en tiempo real cuál será el importe de la factura del mes siguiente.
¿Qué servicios ofrece una centralita de voz IP?
Además de los tradicionales que ofrece la centralita física, las centralitas virtuales ofrecen varios servicios, en función de la empresa proveedora de servicios. Por lo general, entre ellos, se encuentran:
- Identificador de las llamadas tanto entrantes como salientes.
- Conferencias y videoconferencias de tres o más personas.
- Desvío de llamadas, si se está ocupado o no se contesta a otra extensión o teléfono. El desvío también puede realizarse por un período de tiempo determinado.
- Retención de llamada y llamada en espera.
- Transferencia de llamadas tanto supervisadas como no supervisadas a cualquier extensión o número de teléfono externo. Si el cliente lo desea, se ofrece un servicio de música en espera para la transferencia, que podría personalizarse con la música deseada. Por ejemplo, una sintonía corporativa.
- Buzón de voz con múltiples funcionalidades. Permite personalizar el mensaje en cada extensión y, además, contar con un buzón general. Los mensajes que se dejen en el buzón pueden ser enviados por mail al indicado durante la instalación.
- Aviso de mensajes en el buzón de voz cuando no se hayan podido atender las llamadas. Esto supone que los clientes o proveedores podrán recibir respuesta a sus dudas en el menor plazo de tiempo posible.
- Grupos de extensiones simultáneas y secuenciales.
- Mensaje de bienvenida totalmente personalizable, dependiendo de las necesidades de la empresa y del cliente. Se pueden incluir músicas corporativas junto con los mensajes de voz.
¿Qué hay que hacer para cambiar de una centralita física tradicional a una de voz IP?
Si ya se ha decidido a cambiar de una centralita tradicional física a una de voz IP o centralita virtual, el proceso de cambio no será ningún obstáculo para hacerlo. Las centralitas cloud no suponen ningún cambio en las tareas habituales del personal encargado del teléfono, salvo que no es necesario realizar obras o el ahorro significativo de costes.
Además, el gestor de las centralitas virtuales permite conocer en tiempo real el estado de las líneas y gasto mensual en llamadas.
- No hace falta cambiar de número de teléfono. Este es uno de los grandes problemas que piensan que tendrán los empresarios al cambiar de la centralita física a la virtual, ya que el cambio supondría un alto coste tanto económico (cambios en la web, en la papelería, en las tarjetas de visitas, etc.) como de clientes potenciales (si no localizan esa empresa en el número de teléfono, puede que llamen a la competencia). Las centralitas cloud mantienen el número de teléfono que se venía utilizando hasta el momento e, incluso, que los números de teléfono de empresa de los empleados se conviertan en extensiones de la empresa.
- No hay que cambiar los equipos. Para poder utilizar las centralitas virtuales, no es necesario comprar teléfonos VOIP, ya que, por lo general, es la empresa proveedora de servicios la que facilita los terminales.
- Se sabe de antemano cuál será el gasto telefónico cada mes. No hay que pagar ni router, ni teléfonos, ni pagos adicionales. Solo hay que pagar la cuota de alta (se paga una vez), la cuota mensual de los servicios contratados y, en su caso, la cuota por puesto.
- Soporte técnico para la solución de problemas. El cambio les da pavor a muchos empresarios, puesto que piensan que formar a los trabajadores para que puedan utilizar una centralita de voz IP puede suponer una gran pérdida de tiempo y que se perderán llamadas. Esto no es así, puesto que es tan sencilla de utilizar como una centralita tradicional. Además, los proveedores de servicios ofrecen un soporte técnico profesional que soluciona tanto las dudas a la hora de utilizar la centralita como los posibles problemas que puedan surgir cuando se trabaja con ella.
Conclusión
Ahorrar costes en la telefonía de la empresa es posible, a cambio de muy poca o casi nula inversión. Aprovechar el poder de las nuevas tecnologías, así como de los servicios basados en Internet que se ofrecen, significa también una mejor gestión de las comunicaciones de la empresa.
Las empresas que ya están utilizando las centralitas virtuales ya conocen sus beneficios y, seguramente, muchas más se unan a esta corriente en los próximos meses.
Confiar en las nuevas oportunidades de comunicación supone hacer crecer la empresa, mejorar las condiciones de los empleados y poder adecuarse a los nuevos escenarios del mercado.