En Pippol llevemos años trabajando para ofrecer diferentes soluciones para facilitar el servicio de videoconferencia. A través del sistema VoIP construimos y mejoramos esta posibilidad. Sin embargo, hay otros elementos que pueden hacer que las videoconferencias resulten más efectivas y positivas. Esta sería una lista con nuestros principales consejos.
Realizar recordatorios
Nuestro primer apunte es que se envíen varios avisos. Uno un día antes, y otro una hora previa al inicio de la reunión. Es una fórmula sencilla que garantiza unos buenos resultados. Así mismo, llamar unos cinco minutos antes es útil, para que todos los presentes vayan entrando en contacto y conociéndose.
Repartir papeles
Elegir un moderador que presente a las partes y que medie entre ellas es esencial para que las videoconferencias sean rápidas. Puede ser alguien ajeno a la empresa o que goce de la confianza de ambas partes. Así mismo, otro miembro tiene que encargarse de tener redactadas las diferentes preguntas de los presentes y de tomar nota sobre todos aquellos puntos que se vayan comentando, para llevar un adecuado registro. Finalmente, es importante asegurarse de que el equipo que uno lleva es el adecuado, y que realmente se trata de profesionales que pueden aportar algo. Una forma de hacerlo es comentar previamente con ellos el tema a tratar y su postura.
La previsión
En este tipo de reuniones se suele trabajar con algunos documentos de valor. Será imprescindible enviarlos por lo menos 24 horas antes para asegurar que todos los hayan leído. Y en el caso del equipo propio, recomendamos hacerlo 48 horas antes, de manera que se pueda ofrecer una imagen profesional. Tener el material propio a mano también puede ser una jugada inteligente. En función de cómo avance la conversación será necesario realizar aclaraciones o apuntes, y tener la información cerca ayudará a agilizar el proceso y a ofrecer una mejor imagen.
Preparar el discurso
Las ideas hay que tenerlas apuntadas. Una escaleta que indique el camino que debe de seguir la conversación. La práctica será fundamental. Ya sea frente a un espejo o solo en una habitación. Es importante que uno no se olvide de absolutamente nada de lo que tenía que decir. Además, a la hora de escribir estos puntos, es necesario pensar en el público cuando llegue el momento de desarrollarlos, ya que serán estos los que determinen su validez y pertinencia. Otro consejo que ofrecemos es que, quien tenga que hablar, llegue por lo menos quince minutos antes, para conocer el terreno, ir saludando a la gente y que pueda así empezar a tranquilizarse.
Expresión corporal
El lenguaje no verbal es uno de los puntos clave en cualquier proceso de comunicación. Uno tiene que parecer tranquilo, estar adecuadamente vestido y ofrecer una imagen de profesionalidad. Hablar pausadamente, mirar a los ojos, enseñar las palmas y mostrar algo de entusiasmo serán las principales claves para conseguir una comunicación más efectiva. Así, es necesario manejar las pausas para que se asimile la información y, ante todo, no leer directamente del papel, ya que solo aburrirá y enturbiará la conferencia.
Los participantes
Todas aquellas figuras que tengan un papel, en principio, secundario, tienen tres sencillas reglas que cumplir. Por un lado, la de llegar con puntualidad. Lo siguiente será tomar notas adecuadamente de todo lo que se hable, aunque conozcan bien el tema. Y, finalmente, mantenerse en silencio hasta que sea requerida su presencia, para no cortar el ritmo de la conferencia.
En conclusión, una videoconferencia tiene más partes o elementos de interés de los que parece en un primer momento. No solo hay que tener una buena conexión. La organización, previsión y el equipo adecuado son elementos necesarios para conseguir los mejores resultados.